Ser o no ser productivo, he ahí el dilema!

Últimamente he estado analizando situaciones en donde podemos ser más productivos, en el trabajo y personalmente, y he llegado a la conclusión de que hay 2 actividades importantes que debemos considerar si queremos llegar a ser más productiv@s:

1. Empezar a completar y dejar de iniciar.
2. Identificar nuestras prioridades

Empezar a completar y dejar de iniciar.

Conversando con un equipo de desarrollo en una reunión de retrospectiva (reunión que realizamos para reflexionar sobre lo que ha sucedido en un corto periodo de tiempo), me comentaron que uno de los mayores problemas que les impidieron completar las tareas planeadas es la llegada inesperada de errores o incidencias de producción, las cuales llegan con un carácter urgente desde el cliente, sin embargo cuando se toman el tiempo de analizarlas, tiempo que no dedican a las tareas planificadas de desarrollo, muchas de ellas resultan no ser errores del sistema ni mucho menos tan urgentes como se las pintaron.

Llegamos a la conclusión de que atender estas "incidencias" no planificadas se ha convertido en una distracción, una perdida de tiempo y un impedimento para completar y cumplir los objetivos trazados. Para evitar esta distracción hemos establecido un proceso de filtrado de las incidencias que provienen del cliente, a través de uno de los miembros del equipo, para evitar la distracción del resto, utilizando ciertos criterios que permitirán decidir si desecharla, delegarla, diferirla o hacerla ya si en realidad es un problemas del sistema que debe ser corregido por el equipo inmediatamente.

Esto ha permitido por una parte, atender los reportes de los clientes que son realmente urgentes e importantes permitiendo a la misma vez que el equipo se concentre en completar las tareas planificadas antes de iniciar a trabajar en cualquier otra.

La implementación de este proceso de filtrado me ha recordado una técnica que nos puede ayudar a gestionar este tipo de situaciones en otras condiciones, como por ejemplo al momento de gestionar tareas personales, me refiero a Getting Things Done (GTD por sus siglas en inglés) un método de productividad creado por David Allen, el cuál sugiere que si estas trabajando en una tarea y te llega alguna sin planificar, pregúntate, ¿puedo hacer ésta tarea en menos de 2 minutos? - filtramos - si la respuesta es sí, complétala, olvídate de ella, si es no, agrégala a tu lista de tareas para revisarla en otro momento, en ambos casos, sigue trabajando en la tarea anterior hasta completarla.

Identificar tus prioridades

Otro caso muy común que me he encontrado es la dificultad que tenemos muchos para priorizar nuestras tareas e identificar realmente lo que nos generaría más valor al completarlas primero.

Estudiando un poco sobre el tema de priorización en el curso Pasos a seguir para ser más productivo: gana 1 hora al día de IEBS aprendí la técnica de las 3 I´s, del cuál intenté investigar un poco más pero no he encontrado referencias (si alguien la conoce y puede compartirme algo más de información al respecto se lo agradezco), en todo caso me pareció una buena técnica para compartir y practicar. Cuando hablo de las 3 I´s me refiero a:

• A - Imprescindible: todo aquello de debo hacer sí porque sí, lo urgente.
• B - Importante: todo aquello que es necesario hacer, pero no es urgente.
• C - Interesante: todo aquello que sería muy bueno hacer, pero podemos omitirlo, ni necesario ni menos urgente.

¿Cómo priorizamos utilizando las 3 I´s?

• Crear lista de tareas
• A cada elemento de la lista asignar una prioridad (A, B, C).
• Luego a cada elemento según su prioridad, asignar un orden (1, 2, 3, …, N)
• Reordenar la lista en base a la Prioridad+Orden asignado (A1, A2, A3, … AN, B1, B2, B3, …, BN …)
• Completar las tareas basado en la Prioridad+Orden
• Apoyarse en una técnica como GTD para completar primero las tareas más prioritarias.

Y tú eres productiv@? Que técnicas de productividad conoces y utilizas?