Kaizen y la mejora continua en tiempos de covid-19

Kaizen

Un término japonés muy sonado en el mundo de la agilidad, que significa "cambiar para mejor" o "mejora continua" y un valioso complemento para cualquier equipo de trabajo. Kaizen permite que un equipo pueda obtener resultados efectivos tanto de sus retrospectivas como de sus intentos diarios para resolver problemas y evitar el desperdicio.

Kaizen nos permite cumplir uno de los 12 principios del manifiesto ágil:

A intervalos regulares el equipo reflexiona sobre cómo ser más efectivo para a continuación ajustar y perfeccionar su comportamiento en consecuencia.

El concepto Kaizen en su núcleo contiene una variante del ciclo PDCA (plan–do–check–act) agregando una etapa adicional que debe realizarse constantemente: observar para luego poder ejecutar las siguientes etapas: planificar, hacer, verificar, actuar:

• Observar: identificar la actividad que genera desperdicios, la que hay que evitar, dejar de hacer o mejorar. Aquí se debe observar y anotar las causas de por qué se produce el desperdicio.
• Planear: crear un plan para abordar lo observado, puede ocurrir en cualquier momento cuando el equipo lo decida, si no se ha dado previo a la retrospectiva, entonces se utiliza este evento para dicho fin. Debe involucrarse todo el equipo y determinar el impacto positivo que traerá el cambio/mejora al equipo: "Kaizen es asunto de todos".
• Hacer: llevar a cabo el plan.
• Verificar: ¿el plan está mejorando las cosas? ¿Debería el equipo adoptarlo como estándar o probar una nueva idea?
• Actuar: adoptar el cambio si ha sido efectivo o discutir por qué falló (basado en lo observado) y crear un nuevo plan lo que nos lleva de regreso al inicio del ciclo.

La clave para entrar en la mentalidad de Kaizen es que las observaciones y planes no tienen que ser grandes cambios, estrategias radicales o un cambio de dirección en el proceso actual. Un Kaizen eficaz consiste en encontrar continuamente mejoras pequeñas y alcanzables que puedan implementarse y brindar resultados positivos de forma rápida en el equipo.

¿Cómo aplicamos Kaizen en un equipo remoto?

Mi propuesta es utilizar una técnica que ya mencioné anteriormente en el artículo Scrum Master´s Toolbox que en su momento describí de la siguiente forma:

El Kaizen Box - si no deseas esperar a la retrospectiva para recoger las cosas que han sucedido en el Sprint, puedes utilizar una caja (como un buzón de sugerencias) pero para ir agregando al día a día aquellas cosas que se pueden analizar durante la retrospectiva. Si no tienes una caja, puedes dibujar una caja o imprimir una imagen de una caja y pegarlo en un lugar visible y céntrico donde todos puedan aportar sus comentarios, observaciones, etc. en post-its por ejemplo.

Sin embargo, esa descripción estaba pensada en el contexto que vivíamos en aquel momento, hace tanto tiempo, lo recuerdo como si fuera ayer, era en el verano del año 2019 y trabajaba con un equipo donde todos estábamos en la misma oficina, compartiendo el mismo espacio físico, los cafés por la mañana y haciendo las daily frente al tablerito lleno de post-its a las 10 a.m.; ya sabemos que ese contexto ha cambiado totalmente, así que ésta vez compartiré la forma como estoy haciendo uso del Kaizen Box trabajando con un equipo distribuído.

Como la idea es que el Kaizen Box esté visible para todos en todo momento para que puedan en cualquier momento añadir sus propuestas de mejora, tenemos un Kaizen Box en Trello (en forma de columna) junto al Backlog, donde todos los miembros del equipo pueden agregar las cosas que han observado y deben tomarse en consideración para que el equipo mejore. Sé que no todos están usando Trello pero me gustaría que se quedaran con el concepto y de serles útil buscar cómo pueden aplicarlo en la herramienta que estén utilizando.

Además, he creado una tarjeta plantilla y un formato, para que todas las propuestas de mejora lleven el mismo formato y sean fácil de transmitir y entender para todos, un lenguaje común. El formato lo he creado basándome en los formatos clásicos utilizados en los User Stories y Job Stories (alternativa a los user stories que me gusta mucho).

La plantilla contiene el siguiente formato:

¿Qué nos gustaría mejorar?

CUANDO {proceso que queremos mejorar}

COMO EQUIPO {queremos / necesitamos - hacer}

PORQUE NOS AYUDARÁ A {resultado esperado}

¿Cómo debemos hacerlo?

{Acciones a tomar}

¿Quién será responsable de hacer avanzar esto?

{Persona responsable de recordarle al equipo las acciones a tomar}

Un ejemplo de una propuesta de mejora añadida al Kaizen Box sería:

El contexto: parte del trabajo que se asumió en el sprint, se hizo sin haber validado el Definition of Ready al 100% por todos.

¿Qué nos gustaría mejorar?

CUANDO seleccionamos una historia para trabajar en el Sprint

COMO EQUIPO debemos asegurarnos de que se cumple el DoR (casillas de verificación)

PORQUE NOS AYUDARÁ A estar 100% seguros de que tenemos TODO lo que necesitamos para completarlo durante el sprint

Principalmente, durante la retrospectiva de sprint, revisaremos las tarjetas agregadas a la Kaizen Box para priorizarlas, determinar las acciones a tomar y determinar quién del equipo quiere ser el portavoz de la mejora hacia todo el equipo, es decir quién se hace responsable de mover el equipo a lograr esa mejora. Además, analizaremos el resultado de las acciones tomadas durante el sprint de propuestas de mejoras anteriores.

Sin embargo, esto no quiere decir que no se puedan aplicar mejoras diariamente, dependerá de la propuesta de mejora y en cómo afecta al equipo, si el equipo decide aplicarla durante el sprint y continuar en su proceso de mejora continua.

Uno de los mayores beneficios de esta técnica es que hacemos visible las oportunidades de mejora en todo momento y no sólo al finalizar el sprint como ocurre en la mayoría de los casos (sólo en la retrospectiva) además de que los miembros del equipo se hacen partícipes constantemente de ese proceso de mejora.

Otras formas como se me ocurrió aplicar el Kaizen Box pero no cumplían lo que buscaba, que fuera visible siempre para todos:

• Una canal específico en Teams/Slack.
• Un tablero en Miro o mural o cualquier whiteboard online.
• Un documento compartido (ppt o word)

¿Se te ocurre otra manera? Te agradezco si puedes comentarla.

Espero que esta forma de gestionar el Kaizen pueda servirte como me ha servido a mí, y si aplicas la técnica y quisieras darme algún feedback o comentarme tu experiencia, estaré inmensamente agradecido.

Happy Kaizen!