¿Cuál es la actitud de tu equipo cuando empieza una Retrospectiva?

¿Alguna vez te has hecho esa pregunta?

¿Alguna vez te has encontrado en una retrospectiva donde pareciera que nadie tiene problemas o que nadie tiene algo que compartir?

¿Alguna vez has salido de una retrospectiva donde no se definió ninguna acción de mejora?

Es el momento para una historia.

Disclaimer: Cualquier parecido con la realidad, es pura coincidencia.

Scrumito y el equipo que no tenía nada que decir

Érase una vez un Scrum Master llamado Scrumito, entusiasmado con su trabajo, buscando siempre la manera de ayudar a su equipo a encontrar mejores formas de hacer las cosas, enseñándoles a trabajar con Scrum de forma que les ayude a encontrar su propia agilidad, guiándoles en el proceso de mejora continua.

Como líder ágil, Scrumito realmente comprende el valor de la mejora continua, tiene en su wallpaper una imagen con la palabra kaizen porque es como su mantra, es más, le sugirió al equipo que utilizaran Kaizen como nombre y al equipo le gustó. Ahora el equipo se le conoce en la organización como el Team Kaizen, el equipo de la mejora continua.

Scrumito no falla en programar las retrospectivas periódicas con su equipo y siempre prepara una dinámica distinta para que no sea repetitiva y aburrida. Constantemente comparte con el equipo la importancia que tiene separar un tiempo para reflexionar sobre lo que ha pasado, lo que se ha realizado y lo que no, lo que se puede mejorar, y el equipo muestra que está de acuerdo con él, entienden que es algo vital para su crecimiento.

Y llega el momento, ¡La próxima retrospectiva!

El equipo se une a la reunión y ahí está Scrumito, ya tiene preparado su tablero en la herramienta de whiteboard, porque en este tiempo de confinamiento por el COVID-19 y el trabajo remoto, esa es ahora su mejor aliada para facilitar las reuniones de forma virtual y que todos participen.

Y después de la técnica del Playlist del equipo, que usó para romper el hielo y animar al equipo, comienza con la actividad principal de la Retro para encontrar las cosas que se puede mejorar. Luego de unos minutos, nota que no aparecen ideas en el tablero (en forma de sticky notes). Pareciera que no quieren compartir sus ideas y pensamientos, o que no tienen nada que compartir.

Scrumito se pregunta,

¿Cómo es eso posible?

sabiendo que muchas cosas han sucedido en la última iteración y que el equipo debería estar comentando.

Pero es como si el equipo no estuviera allí, como si sus mentes estuvieran en otro lugar. Scrumito empieza a sentirse nervioso, se preocupa por la situación y no entiende lo que está pasando y por más que lo intenta, nada parece emerger.

Continuará...

Un par de preguntas para ti,

• ¿Alguna vez te ha pasado algo como lo que le pasó a Scrumito?
• ¿Qué crees que puede hacer Scrumito en esa situación?

En casos como el de Scrumito, debemos analizar cuáles son los factores que pueden estar provocando aquel silencio extremo y baja participación en la sesión de retrospectiva.

Nos podemos hacer preguntas como,

• ¿Realmente el equipo considera valioso reunirse en la retrospectiva o consideran que es inútil?
• ¿Los miembros del equipo se sienten cómodos cuando hablan en el grupo?
• ¿En verdad existe un entorno de confianza en el equipo?
• ¿Acaso se unen sólo para evitar seguir trabajando?
• ¿El equipo está enfocado en la reunión? ¿Están realmente "ahí"?
• ¿Se sienten obligados a participar, aunque no quieran hacerlo?

ECVP - Explorador, Comprador, Vacacionista, Prisionero

Una dinámica que nos puede ayudar en casos como el de Scrumito, es ESVP – Explorer, Shopper, Vacationer, Prisoner, la que podemos traducir como ECVP - Explorador, Comprador, Vacacionista, Prisionero.

El objetivo, es preguntar de forma anónima a todos los miembros del equipo que indiquen cómo se sienten, en base a las siguientes categorías:

• Explorador: está ansiosos por descubrir nuevas ideas y adquirir conocimientos. Quiere aprender todo lo que puedan sobre la iteración, el producto, el equipo o el proyecto.
• Comprador: revisará toda la información disponible y estará felices de irse a casa con una nueva idea que le sea útil en su día a día.
• Vacacionista: No está interesado en la retrospectiva, pero está feliz de alejarse de la rutina diaria. La retrospectiva es una buena excusa para no trabajar.
• Prisionero: Siente que se ha visto obligado a asistir. Simplemente preferiría estar haciendo otra cosa.

Normalmente se recomienda hacer esta actividad como punto de partida de la sesión (check-in), dónde si el resultado es positivo, es decir el equipo se siente como un Explorador o como Comprador, cómo en la imagen, entonces puedes seguir con el plan que tenías para la retrospectiva, pero si la gente muestra que se siente como Vacacionista o incluso como Prisionero, entonces puedes abandonar el plan que tenías y mover tu atención y la de la sesión a esos sentimientos e intentar encontrar la raíz y una o varias maneras de cambiarlos.

Pero si te encuentras en la situación de Scrumito, nada te impide, cambiar tu plan de la retrospectiva e intentar descifrar al equipo a través de esta actividad.

Recuerda,

"Respuesta ante el cambio sobre seguir un plan"
- Manifiesto Ágil por el Desarrollo de Software

Notas sobre una retrospectiva

En una retrospectiva todos necesitan saber que serán escuchados. Para generar confianza dentro de tu equipo debes hacerles saber que todo lo que dicen es importante, que cada idea, por pequeña que sea, agrega valor y que esas pequeñas ideas pueden llevar a otras más grandes que beneficien a todos. Refuerza sus ideas. Hazles sentir que tienen la libertad de decir lo que piensen, sin minimizar ni ignorar nada. Esas ideas pueden ser el punto de partida para una interesante lluvia de ideas y de acciones de mejora.

Si crees que tus retrospectivas son fabulosas, pero o no se obtiene ninguna acción o a pesar de que se consiguen, parece que no es posible aplicar ninguna mejora real, el equipo puede sentir que estas reuniones se han vuelto inútiles. Pueden sentir que están perdiendo tiempo en una reunión que no tiene un resultado real, que no les beneficia en lo absoluto ya que por los motivos que sean, como equipo no tienen poder para hacer los cambios que necesitan para mejorar.

¿Si fueras tú, participarías?, lo más probable es que no, entonces, ¿por qué crees que ellos quisieran participar?

Asegúrate de que tus retrospectivas tengan un impacto. Asegúrate de que, como equipo, de la retrospectiva salgan acciones concretas y medibles que ayuden al equipo a mejorar.

Dirige las retrospectivas hacia un resultado que haga que el equipo crea en sus propias ideas de mejora, ya que esas ideas son las que cambiarán al equipo para siempre.

Que no te pase como a Scrumito, que se quedó sin saber cómo hacer de la retrospectiva una sesión dónde todos aportan y donde el equipo encuentra las formas de mejorar su cultura, su proceso, comportamiento o el producto.