Scrum Master's Toolbox

El pasado 22 de Agosto, en Panamá, tuve el privilegio de facilitar el #meetup: Scrum Master's Toolbox para la comunidad de @Ágiles Panamá, una comunidad que está trabajando fuertemente en la divulgación, educación y promoción de las prácticas de agilidad, innovación, buenas prácticas de desarrollo de software y transformación digital de la mano de @Ulises, @Ricardo, @Cinthia, @Luis, @Marisol, @María Elena (si me falta alguien del grupo organizador me disculpan y desde ya les envío mi agradecimiento y aprecio por el trabajo que están haciendo en la comunidad).

Cómo parte fundamental de cada presentación o taller que facilito, al final de la sesión hago una retrospectiva para recoger feedback por parte de los asistentes y dado que el feedback que recibí en esta ocasión fue muy positivo y que las herramientas compartidas les parecieron valiosas y muy útiles para el conocimiento de cualquier Scrum Master, decidí escribir este artículo.

Importante!

Para quienes están iniciando en el mundo de la Agilidad, específicamente en el mundo de Scrum, quiero aclarar que éstas no son las únicas herramientas que existen, es más, Scrum no prescribe ninguna de estas herramientas, son sólo herramientas que he podido aplicar en el contexto de la organización y de los equipos con los que trabajo; es importante recordar siempre que Scrum se cimienta en un proceso empírico y en sus 3 pilares transparencia, inspección y adaptación y que dicho proceso es y será diferente en cada equipo u organización, sin excepción.

A continuación listo las herramientas de la misma forma en que las presenté durante la sesión, de acuerdo al momento dónde las he utilizado:

#DailyScrum

• Scrum board físico potenciado - más allá del To Do, In Progress, Done - Con esto me refiero a que podemos utilizar cualquier indicador que nos permita obtener más información del tablero y hacer más efectiva la conversación durante el Daily Scrum, por ejemplo un Avatar por cada miembro del equipo asociado a la tarjeta de la tarea o actividad que está trabajando, un carril de urgencia, en caso de que el equipo trabaje temas urgentes como por ejemplo de soporte a producción, algo que identifique si parte del equipo está trabajando remoto, etc. Un libro que les puedo recomendar y que tiene muchas herramientas de visualización es Toolbox for the Agile Coach - Visualization Examples.
• Kanban Sheriff Badge - Una insignia que es asignada de forma aleatoria a un miembro del equipo y que le da la responsabilidad de motivar a sus compañeros a mantener el tablero actualizado. Este es un diseño que cree yo mismo:

#Refinamiento

• Impact Mapping - Gojko Adzic - herramienta que propone enfocarse en lo realmente importante, en hacer las preguntas correctas para lograr determinar lo que debemos realizar para cumplir los objetivos trazados ¿Por qué? ¿Quién? ¿Cómo? ¿Qué?.
• The Persona Template - Roman Pichler - herramienta que nos ayuda a ponerle cara a nuestros clientes/usuarios, si sabemos qué les gusta y qué no, podremos conocerle, ponernos en su lugar y de esta forma identificar más fácilmente qué necesitan y generar mejores soluciones.
• Example Mapping - Matt Wynne - herramienta que nos ayuda a analizar historias de usuario pensando en ejemplos reales que se convertirán luego en los criterios de aceptación que utilizaremos para validar el entregable.
• S.P.I.D.R. - Mike Cohn - herramienta que nos ayuda a dividir historias de usuario muy grandes basado en 5 elementos de dónde sale su nombre como un acrónimo Spike, Path, Interface, Data, Rules.
• User Journey Map - herramienta que nos ayuda a representar la experiencia que podría tener el usuario en la aplicación que estamos desarrollando.
• Ideas Board - tablero que nos permite dar seguimiento al ciclo de vida de una idea (aún no es historia de usuario), muchas ideas pueden llegar o no a ser reales requerimientos, por lo que al tenerlas visibles podemos generar más conversación y transparencia en las ideas que van surgiendo en el equipo.
• Dependencies board - tablero que nos permite a través de una conexión visual (un hilo, lana, cinta, etc) identificar las dependencias que existen entre equipos, historias de usuario, personas, etc.
• Definition of Ready (DoR) visible - nos permite hacer un recuento de que tan desarrollada tenemos una historia de usuario lista para ser parte de un Sprint.

#Planning

• Golden Circle - Simon Sinek - herramienta que ayuda a centrarse en el ¿Porqué?, normalmente olvidado a la hora de planificar.
• Definition of Done (DoD) visible - nos permite sentar las bases en cuanto a las expectativas de lo que podemos entregar al final del Sprint, inspeccionando todos los PBIs planificados contra el DoD.
• Roadmap (3 Sprints) - una herramienta que nos ayuda a planificar a futuro al menos unos cuantos Sprints adelante, de modo que podamos identificar si estamos en la dirección correcta.

#Review

• Murphy's law - "Si algo malo puede pasar, pasará", y esto se intensifica cuando hacemos los famosos Demo, pero como el Srint Review no se trata sólo de un demo, si no de inspeccionar el producto funcionando para poder ajustar el backlog y los objetivos, y además normalmente es difícil que los interesados (stakeholders) participen de este evento, ¿se imaginan que finalmente participen y que cuando se hace la demostración todo falla? es por eso que es importante que el equipo se junte y realice una preparación previa para asegurar que el Sprint Review se realice sin inconvenientes y se pueda inspeccionar el producto.

#Retrospectiva

• Fun Retrospectives - durante el meetup compartí algunas técnicas para retrospectivas pero algunas de ellas obtenidas de este sitio que tiene distintas técnicas que se pueden utilizar para variar las retrospectivas, lo que siempre recomiendo es que experimenten con diferentes técnicas y dinámicas, no repitan siempre la misma porque los equipos tienden a aburrirse y eso causa que en la sesión no se logre el objetivo que es seguir en el proceso de mejora continua.
• Kaizen Box - si no deseas esperar a la retrospectiva para recoger las cosas que han sucedido en el Sprint, puedes utilizar una caja (como un buzón de sugerencias) pero para ir agregando al día a día aquellas cosas que se pueden analizar durante la retrospectiva. Si no tienes una caja, puedes dibujar una caja o imprimir una imagen de una caja y pegarlo en un lugar visible y céntrico donde todos puedan aportar sus comentarios, observaciones, etc. en post-its por ejemplo.

Disclaimer

Aclaro que la mayoría de estas herramientas no fueron creadas por mí, a excepción del Kanban Sheriff Badge y el Kaizen Box. Las herramientas aquí descritas son un compendio que he ido descubriendo, aprendiendo y experimentando a medida que me he encontrado con dificultades o situaciones particulares en mi día a día y qué si no menciono específicamente de dónde provienen o quién las creó, desde ya agradezco de forma general a los autores de cada una de ellas.

Espero que las herramientas sean de utilidad y que puedan experimentar con ellas. Si les queda alguna duda o desean compartir otras herramientas para enriquecer aún más ésta conversación les agradezco si lo pueden hacer en los comentarios.

Hasta la próxima!