Construyendo una Obeya

Día 25 del reto #30díasdeblog y hoy es un nuevo jueves de #tbt.

Hoy voy a recordar el proceso de construcción de una Obeya cuando estuve colaborando con un equipo de desarrollo en el banco Santander.

¿Qué es una Obeya?

Si no conoces el término Obeya, aquí tienes una definición:

Obeya, en japonés "habitación grande" o "habitación de guerra", es un método para la gestión de proyectos que se utiliza en Toyota, donde pertenece a su sistema de producción, siendo una componente del Lean Management o bien de la Lean manufacturing. - Wikipedia

El objetivo de una Obeya, es sacar a los empleados de sus oficinas, sus cubículos y puestos de trabajo, para llevarlos a una ubicación central donde puedan reunirse como equipo, discutir temas claves para el proyecto y el negocio e incluso resolver problemas apremiantes, mientras mejoran y agilizan la comunicación y la transparencia.

La idea principal detrás de una Obeya es romper las barreras que impiden que los equipos colaboren y compartan información para tomar decisiones oportunas y eficientes. Una Obeya es más efectiva cuando se configura con el objetivo de resolver problemas concretos o trabajar en proyectos específicos. Al estar basada en un proceso Lean, una Obeya está compuesta de una variedad de información visual que permite que el proceso sea más fluido y eficiente.

Beneficios de usar un Obeya
Los equipos que tienen una Obeya pueden disfrutar de una serie de beneficios.

• Eficiencia: permite ahorrar tiempo al reunir elementos visuales útiles, información necesaria y recursos vitales en un solo lugar.
• Enfoque: tener miembros clave del equipo en el mismo espacio de colaboración y discusión significa que todos pueden enfocarse en los temas correctos.
• Colaboración: fomenta un entorno en el que todos los miembros del equipo puede trabajar juntos cara a cara en todas lo lo necesario para lograr los objetivos, en lugar de utilizar correos electrónicos o tener reuniones innecesarias.

Iniciativa

Quiero reconocer el conocimiento, experiencia y creatividad de mi amigo Fernando Sacasa 👏 quién en aquel momento me ayudaba como Agile Coach y fue quien tuvo la idea y propuso crear la Obeya como una herramienta para ayudar al equipo a mejorar la visibilidad del proceso completo de ideación y creación del producto, la visibilidad del trabajo durante todo el proceso y la comunicación entre el equipo de negocio y el equipo de desarrollo, con el objetivo de buscar un impacto positivo en el cumplimiento de objetivos y los resultados esperados.

Esta iniciativa surgió luego de realizar la actividad de PAIN - GAIN - CLAIM, donde analizamos nuestros aportes como Scrum Master y Agile Coach al equipo, sus necesidades y ganancias luego de nuestra ayuda:

• “Pain”, es decir el dolor, la angustia o necesidad que es lo que verdaderamente inquietaba e interesaba al equipo y al negocio.
• “Claim”, es decir diferenciar nuestro trabajo y lo que podíamos ofrecer para ayudarlos con el Pain.
• “Gain”, es decir los beneficios tangibles que obtendría el equipo y el negocio con nuestra Claim (que en el momento no estaba definido todavía que sería a través de la Obeya).

Diseño

Lo primero que hicimos fue buscar un lugar dónde tuviéramos el espacio para configurar la Obeya. No pudimos conseguir una sala completa pero si una pared.

El segundo paso fue crear un modelo de cómo pensamos que debía ser la configuración de la Obeya, incluyendo los elementos visuales que nos ayudarían a resolver los problemas que detectamos en el equipo.

El etiquetado, la señalización y la comunicación visual son componentes clave de una Obeya efectiva. Los carteles, gráficos, etiquetas y letreros pueden ayudar a los miembros del equipo a visualizar y comprender la información rápidamente.

Luego que teníamos los elementos y un bosquejo de la posible configuración, pedimos los materiales y nos pusimos manos a la obra.

Configuración

La configuración que nos planteamos para la Obeya la dividimos en tres grandes áreas, en donde nos propusimos visualizar distintos elementos que nos ayudarían a entender nuestro propósito como equipo y el del proyecto:

1.  Nuestro Proyecto

• El círculo dorado, como equipo necesitamos entender el ¿Porqué? ¿Cómo? y ¿Qué? del proyecto y el equipo.
• ¿Cuál es nuestra Misión y Visión?
• ¿Quiénes son nuestro clientes? ¿Cómo se relacionan entre ellos y con las nuevas ideas del producto?
• ¿Tenemos métricas que necesitamos entender y conocer?

2.  Nuestro Proceso

• ¿Cuáles son las etapas de nuestro proceso completo, considerando desde que nace una idea de una nueva funcionalidad, nueva necesidad, hasta que es desplegada en producción?
• ¿Qué hacemos con las ideas que no pueden implementarse en este momento?
• ¿Qué hacemos con las ideas que ya no aplican?
• ¿Cuáles son nuestras políticas de trabajo, nuestro way of working?

3.  Nuestras acciones

• ¿Cómo podemos gestionar los riesgos?
• ¿Cómo promovemos la mejora continua?

Creación

Por supuesto, crear la Obeya fue un trabajo en equipo, no hubiera sido posible obtener el mismo resultado haciéndolo sólo, además de que desde un principio Fernando propuso involucrar a parte del equipo en la creación de la herramienta para que no fuera sólo nuestra visión, si no que realmente se abordaran elementos que eran importantes para ellos, además nos ayudaron 2 chicas, Noelia y Alicia que ayudaron a darle un toque de color y vistosidad a la herramienta haciéndola más llamativa e incluso al estar involucradas en la creación ayudaron también en la promoción.

Resultado

A pesar de haber tenido un bosquejo con algunos elementos definidos previamente, en la medida que fuimos construyendo la Obeya, consideramos cambiar algunos de ellos, quedando un modelos algo diferente a lo planificado, como pasa en cualquier producto ágil.

Aunque fue una sola pared, y no una habitación completa lo que pudimos configurar en aquel momento, ayudó mucho a promover la transparencia en el proceso completo del desarrollo de iniciativas y la colaboración del equipo con los responsables de negocio. Por supuesto requerimos de un trabajo de promoción y venta de la herramienta con todos los posibles involucrados para que realmente fuera de utilidad para todos.

Y aquí el equipo reunido alrededor de la Obeya durante un refinamiento, analizando y planificando las próximas actividades a desarrollar.

Y así, completo el día 25 del reto #30díasdeblog👨‍💻.

Un abrazo!

P. D.: Este artículo tiene 1051 palabras.