Mejorando la comunicación en los equipos

Para fomentar los valores de la comunicación en un equipo, es necesario trabajar en la confianza que tienen los unos con los otros.

He tenido la oportunidad de trabajar con equipos donde todos los miembros son nuevos, al igual que con equipos que ya tienen mucho tiempo trabajando, pero que no han llegado crear esa confianza de equipo necesaria para una buena comunicación.

En muchos equipos nos podemos encontrar en situaciones donde los miembros no se dirigen la palabra o donde la comunicación se asume como si hubiera sucedido cuando en realidad no ha sido así, incluso en las organizaciones donde hay muchas jerarquías existen cadenas de comunicación que lo que hacen es complicar las cosas, cuando en realidad una simple conversación cara a cara hubiera resultado en la resolución de un problema antes de que ocurriera.

Esto lo podemos encontrar en uno de los principios del Manifiesto ágil:

“El método más eficiente y efectivo de comunicar información al equipo de desarrollo y entre sus miembros es la conversación cara a cara”.

La conversación cara a cara es la forma como los seres humanos desarrollamos nuestra capacidad de empatía. Conversando, contando historias es como sobreviven las culturas. Todo ello tiene un componente importante cuya raíz se encuentra en lo puramente social, en la comunicación con muchas otras personas de nuestro entorno y, en ocasiones, de fuera de este. Por ello es que poseer algunas destrezas en la comunicación favorece enormemente el mejoramiento de la calidad de nuestro trabajo e incrementa nuestra creatividad y productividad a todo nivel. Incluso, todavía, mejora nuestras relaciones con las demás personas.

La cadena de comunicación

Este problema, de asumir que todos entendemos lo mismo cuando seguimos una cadena de comunicación, la he explicado en algunos talleres que he tenido la oportunidad de facilitar a través de una dinámica que he llamado la cadena de comunicación, no sé si tiene otro nombre.

La dinámica consiste en que todos los participantes se pongan en una fila (uno detrás del otro), luego al primero de la fila le muestro un mensaje escrito (en algunos casos en inglés, para ponerle más complejidad al mensaje), el objetivo es que se vaya pasando el mensaje a la siguiente persona de la fila diciéndole el mensaje al oído, con la oportunidad de repetirlo solo 2 veces y luego esperar a ver qué mensaje llega al último de la fila. Normalmente el mensaje nunca llega igual, ni siquiera una sola palabra, o a veces una o dos palabras. Con esto se puede mostrar lo que causa el tener distintos niveles de comunicación en un equipo de trabajo y lo fácil que hubiera sido que el primero le dijera al último el mensaje o incluso que el mensaje escrito se les mostrara a todos por igual.

Apreciación de 360 grados

Una actividad que me ha ayudado a empezar a trabajar la confianza, a conocerlos mejor y conocer que piensan el uno del otro, ha sido “Apreciación de 360 grados”. Esta actividad la he hecho en una retrospectiva, o simplemente en una actividad inicial con el equipo, donde promuevo el que aprecien el uno del otro lo bueno que hacen y lo que aportan al equipo. En el siguiente enlace pueden encontrar las instrucciones de cómo llevar a cabo esta actividad https://www.funretrospectives.com/360-degrees-appreciation/.

Desde el punto de vista de mejorar la comunicación en el equipo, he tenido muy buenos resultados, ya que después de escuchar a sus compañeros de equipo decir las cosas buenas que hace cada uno, se sienten más motivados entre ellos, se dan cuenta del valor que aportan y esto los lleva a trabajar y comunicarse mejor.

Acuerdos de equipo

Otra de las actividades que fomenta la buena comunicación en el equipo es la creación en conjunto de los acuerdos del equipo o Team Agreements, los cuales incluyen, desde la forma en que el equipo espera que cada uno se comporte con sus compañeros, por ejemplo, respetando las horas donde deben estar disponibles (cuando existe trabajo en remoto), hasta las herramientas que utilizaran para comunicarse (Teams, Slack, etc.) y cómo utilizarlas. Lo más importante al hacer esta actividad es que el equipo es el que decide, no un Jefe, Manager, Project Manager, Scrum Master, etc. Dejar que el equipo tome estas decisiones en conjunto crea cohesión y promueve la buena comunicación. Al estar todos involucrados en la generación de los acuerdos, todos sienten la responsabilidad de cumplirlos, promoviendo también el respeto mutuo entre compañeros.

Retrospectivas en general

Regularmente en las retrospectivas que facilito, me gusta promover la buena comunicación y participación de todos los miembros, sin distinción por roles, rangos, seniority, etc. Cuando entramos a la retrospectiva todos tenemos los mismos derechos de hablar, comentar, responder (con respeto). Esto lo logramos siguiendo la Primera directiva de las retrospectivas:

Independientemente de lo que descubramos,

entendemos y verdaderamente creemos

que todos hemos hecho el mejor trabajo posible,

con base en lo que se sabía en el momento,

los recursos disponibles y la situación dada.

Aquí les dejo un artículo al respecto: http://cuspideagil.blogspot.com/2015/04/primera-directiva-de-las-retrospectivas.html

Estas son algunas de las actividades que he podido ejecutar para fomentar una buena comunicación en los equipos de trabajo con los que he tenido la oportunidad de trabajar. Hay que recordar que siempre es recomendable repasar como está la comunicación en nuestro equipo y hacer ejercicios para que mantengamos nuestra comunicación sana e incluso logremos mejorarla, y por el contrario, no esperar a tener que curar la enfermedad de la mala comunicación.