Do it Kanban style
Kanban se basa en la verdad fundamental de que No puedes ir a donde quieres si no sabes o conoces primero dónde estás.!
Día 20 del reto #30díasdeblog y hoy es sábado de #Experiencias.
En esta ocasión recordaré mi experiencia como facilitador de dos sesiones/talleres sobre Kanban para la comunidad Ágiles Panamá un primer Meetup de forma presencial y el segundo de forma virtual.
1ra sesión: Meetup - Universidad Tecnológica de Panamá
Tablero Kanban
Para la primera sesión de 1 hora, quise hacer algo diferente a las charlas convencionales y en vez de hacer una simple charla con diapositivas, preparé el contenido para ser explicado utilizando un tablero kanban.
Un Tablero Kanban es una herramienta visual que permite de forma sencilla tener una visión general de un proceso de forma lineal, el estado actual del trabajo, los cuellos de botella y simplifica la comunicación del equipo. También es un elemento fundamental a la hora de implementar Kanban, que ayuda a optimizar y mejorar continuamente cualquier proceso de negocios. Visualizar el trabajo en un tablero Kanban aumenta la productividad y permite reducir el caos en cualquier entorno de trabajo.
Introducción
Cómo introducción de la sesión fui creando el tablero y sus columnas, y explicando cada una de ellas, además de explicar el proceso que seguiríamos durante la sesión con cada uno de los temas hasta confirmar que fuera comprendido por todos y no existieran dudas (Done!). Como parte del proceso, los participantes eran libres de agregar al backlog, durante la sesión, sus preguntas o temas de interés, que posteriormente podíamos priorizar basada en su importancia y el orden de los temas, simulando lo que puede suceder en un ambiente real cuando a pesar de tener una agenda de actividades planificadas, existen otras no planificadas que en ocasiones tienen más prioridad y requieren nuestra atención.
El tablero estuvo dividido en las siguientes columnas:
- Backlog: Agenda de temas a discutir durante la sesión.
- Análisis: Para revisar los temas de la agenda y determinar si de acuerdo al conocimiento de la audiencia, se podían separar en varias tarjetas o si alguna de las preguntas está relacionada con uno de los temas y las desarrollo juntas.
- Desarrollo: Para desarrollar y explicar los temas.
- Validar: Confirmar con la audiencia si el tema ha quedado claro, necesita más explicación o existen preguntas al respecto antes de pasar al siguiente tema.
- Done!: Cuando ya el tema ha sido explicado entendido por todos.
Kanban is all about visualization and evolution not revolution!
Backlog - Agenda de temas
El backlog inició con los siguientes temas, escritos en post-its de forma desordenada:
- ¿Que es Kanban?
- ¿De donde proviene y que relación tiene con Lean?
- Principios Lean y 6 principios fundamentales del método kanban
- Pull vs Push
- ¿Cuándo usar Kanban, quien puede usarlo y cómo empiezo?
- Beneficios de utilizar kanban
- Políticas explicitas, ¿cómo saber realmente que completaste el trabajo? - Definition of Done
- WIP limits
- Gestión de dependencias entre tareas
- Tips de visualización según, tipo de tareas, equipo, responsable, prioridad, etc.
- Gestión de prioridades
- Carriles en el tablero (swimlanes), separando los temas de la charla de las preguntas
2da. Sesión: Taller Virtual
Luego de finalizar la primera sesión y dado que recibí muy buen feedback, además de que los asistentes quedaron satisfechos, quedaron con ganas de aprender más, por ello me pidieron hacer un segundo taller para un grupo de estudio que tendría lugar un mes más tarde dónde debía ahondar un poco más en los temas presentados.
Esta segunda sesión estuvo programada para 2 horas y acordamos hacerla en modalidad virtual ya que me encontraba fuera de Panamá.
Con la intención de hacer una dinámica similar a la primera sesión, utilicé un tablero en Trello siguiendo la misma configuración Backlog, Análisis, Desarrollar, Validar, Done!.
El tablero está compartido de manera pública e incluye todo el material presentado en el taller, puedes encontrarlo en el siguiente enlace:
Algunos libros que utilicé de referencia para preparar el contenido:
- Agile Project Management with Kanban by Eric Brechner (Microsoft)
- Kanban y Scrum – obteniendo lo mejor de ambos, Henrik Kniberg & Mattias Skarin
- Essential Kanban Condensed - Kanban University
- Kanban roadmap, how to get started in 5 steps - Planview
Algunos puntos importantes mencionados durante las sesiones:
- Kanban es un método de gestión de tareas basado en unas pocas reglas simples: visualización del flujo de trabajo + limitación del trabajo en curso + medición del tiempo de entrega.
- Kanban escrito en Chino (看板) significa señal o tablero visual. Literalmente significa «Mirando al tablero».
- Kanban escrito en Japonés (かんばん) significa tarjeta o señal.
- El método Kanban es el método diseñado por David J. Anderson para la gestión del flujo de trabajo, basado en los sistemas Lean Manufacturing (Toyota 1950).
- Kanban permite generar confianza en el flujo de trabajo y el equipo.
- Kanban se basa en la verdad fundamental de que No puedes ir a donde quieres si no sabes o conoces primero dónde estás.!
- Kanban al igual que Lean, tiene entre sus principales objetivos, la mejora continua, eliminar desperdicios e impedimentos a medida que vamos encontrándolos durante el flujo del proceso.
- Una reunión diaria en Kanban tiene la particularidad de que se empieza a ver el tablero desde los últimos pasos del flujo (columnas), es decir analizando las actividades que están más cerca de ser completadas.
Una de las preguntas que recibí y que creo es una duda bastante común al momento de querer iniciar con kanban, fue:
¿Qué límite de WIP utilizar al empezar, cómo decidimos que número es el correcto?
Una formula que podemos utilizar para limitar el WIP al iniciar con Kanban es
2n-1, donde “n” es el número de miembros del equipo y “-1” un modo de potenciar la cooperación.
¿Por qué usar esta fórmula?
La fórmula proporciona una explicación simple y lógica para cualquiera que intentara cargar más trabajo al equipo:
“...si cada miembro del equipo sólo puede trabajar en un máximo de dos cosas a la vez, una activa y otra en espera... ¿cómo crees que pueden aceptar más?".
Esto es útil para tener un punto de partida, sin embargo, debemos prestar atención a nuestro tablero Kanban constantemente para descubrir los límites correctos para nuestro WIP a medida que detectamos los cuellos de botella.
Recuerda
Con Kanban, puedes comenzar con tu proceso actual, sin hacer ningún cambio, simplemente necesitas hacerlo visible en un tablero. Todas las reglas necesarias como límites de WIP y medición del rendimiento, irán apareciendo gradualmente.
Dato curioso
Como dato curioso, diseñé una camiseta con la temática de estas sesiones:
Y así, completo el día 20 del reto #30díasdeblog✍️.
Un abrazo!
i'marv.inP. D.: Este artículo tiene 1124 palabras.